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El libro debe ser facilitado por:
- El colegio profesional al que pertenece el técnico que haya aprobado el plan de seguridad y salud.
- La Oficina de Supervisión de Proyectos u órgano equivalente si se trata de obras de las administraciones públicas.
A este libro tienen acceso y podrán realizar anotaciones relativas a las finalidades de control y seguimiento del plan de seguridad y salud:
- La dirección facultativa de la obra,
- los contratistas, subcontratistas y los trabajadores/ras autónomos,
- Las personas u órganos con responsabilidades en materia de prevención en las empresas que intervienen en la obra,
- Los representantes de los trabajadores,
- Los técnicos de los órganos especializados en materia de seguridad y salud en el trabajo de las administraciones públicas competentes.
El libro de órdenes y asistencias en las obras de edificación está regulado por la Orden Ministerial de 9 de junio de 1971, actualmente en revisión, pero que sigue vigente a fecha de hoy.
El Código Técnico de la Edificación establece que la documentación obligatoria del seguimiento de la obra sea al menos:
- El libro de órdenes
- El libro de incidencias
- Anexos y modificaciones autorizados por el director de la obra
- La licencia, la apertura del centro de trabajo y, en su caso, de otras autorizaciones administrativas
- El certificado final de obra
Y que una vez finalizada la obra, la documentación será depositada por el director de obra en el colegio profesional correspondiente o, en su caso, en la administración pública competente que aseguren su conservación.
Se digitaliza un proceso que hasta ahora debía realizarse en papel.
La normativa vigente no establece ningún modelo o formato concreto para el libro de incidencias de las obras de construcción, ya que sólo regula las funciones y finalidades para las que debe utilizarse. El libro de incidencias electrónico es una modalidad alternativa y no excluyente en el libro en papel. Puede convivir con el libro en papel tradicional, pero en ningún caso en la misma obra.
Al igual que el libro en papel, lo que sí regula expresamente la norma es que debe facilitarlo el colegio profesional al que pertenece el técnico que aprueba el plan de seguridad y salud, o la oficina de supervisión de proyectos, en el supuesto de la Administración; por tanto es necesario que exista un control sobre su expedición.
El libro de incidencias es una herramienta de gestión de la prevención de riesgos laborales en las obras. Aportar una aplicación que permite utilizar la herramienta en formato electrónico facilita la gestión y favorece la comunicación y la interrelación entre los distintos agentes implicados en la obra, lo que se traduce en una mejora de las condiciones de seguridad y salud.
El Departamento de Trabajo, Asuntos Sociales y Familias, en la línea de promover las actuaciones que buscan simplificar trámites y dar impulso a la utilización de medios electrónicos, a fin de conseguir un aprovechamiento de las nuevas tecnologías de forma que se faciliten y agilicen los trámites y las interrelaciones, apoya las iniciativas encaminadas a desarrollar el libro de incidencias electrónico como modalidad alternativa y no excluyente al libro en papel.
Cómo se pueden adquirir
Estos libros se pueden adquirir directamente desde la plataforma:
Libro de incidencias digital por Ingenieros (ingenierstarragona.cat) por el libro de incidencias
Libro de órdenes y asistencias digital (ingenierstarragona.cat) por el libro de órdenes
O a través del Cevisat.
Opinión de los colegiados
Los 100 por ciento de colegiados encuestados que utilizan los libros digitales lo recomendarían, dando una puntuación máxima en la valoración, puesto que se evitan desplazarse al Colegio, la eliminación de papel, la geolocalización de las obras y el hecho de poder incorporar documentación gráfica.
En cuanto al grado de utilización, el 100 por ciento de colegiados utilizan el libro digital de órdenes y los libros de incidencias digital es utilizado por el ochenta por ciento de colegiados.
Las herramientas desarrolladas por Ingenieros Tarragona para poder tramitar el Libros de órdenes y los libros de incidencias en formato digital en lugar del formato papel, pueden representar una ayuda importante para la dirección facultativa de la obra y de la coordinación de la seguridad y salud.